نرم افزار اتوماسیون اداری

امکان تعریف انواع نامه مانند : فکس و پست
امکان تعریف انواع طبقه بندی نامه مانند : عمومی، عادی، محرمانه و…
امکان تعریف ارجعیت نامه : عادی، فوری و آنی
امکان تعریف انواع موضوع نامه مانند : عمومی، بخشنامه، صورتجلسه، ارسال فرم و…
امکان تعریف انواع دبیرخانه های محلی با فرمت شماره نامه
امکان تعریف اشخاص حقیقی و حقوقی (شرکت ها ، سازمانها و …) طرف مکاتبه
امکان تعریف مسئولان سازمان به همراه مشخصات فردی و سمت هر یک
امکان تعریف نام و سمت مسئولان اشخاص حقیقی و حقوقی (شرکت ها ، سازمانها و …) طرف مکاتبه در خارج از سازمان
امکان تعریف گروه های طرف مکاتبه و تخصيص کارکنان یا واحدهای سازمانی به گروه ها (جهت تسهیل در امر مکاتبات )
امکان تعریف جانشین برای هر یک از مسئولان ارجاع و پیگیری و امکان تعویض اختیار کاربران
امکان تعریف انواع شرح ارجاع
امکان تعریف قالب شماره نامه برحسب نوع آن (وارده، داخلی، صادره و سایر دفاتر )در هر دبیرخانه
امکان تعریف انواع فرمهای تیپ و فرمت نامه مانند صورتجلسه، روش ها و دستور العمل های اداری و…

امکان ثبت مشخصات نامه وارده شامل تاریخ، موضوع ، شرح اطلاعات شخص حقیقی یا حقوقی فرستنده، تاریخ و ساعت ثبت نامه
امکان ثبت مشخصات فرستنده و گیرنده و ثبت كننده نامه (جهت ردیابی فیزیکی نامه )
اختصاص شماره اندیکاتوری به همراه تاریخ ثبت به صورت خودکار
امکان ثبت نامه های مرتبط اعم از پیرو، بازگشت و عطف
امکان ثبت پیوستهای نامه
امکان ثبت گير ندگان رونوشت نامه
امکان ثبت ارجاعات به هر تعداد همراه با تاریخ و ساعت ارجاع، تاريخ مهلت اقدام و مسئول پيگيري كننده جهت نامه هاي اقدامي
امکان ورود متن نامه از طريق اسكن كردن نامه و يا دريافت از طريق فكس توسط سيستم
امكان ايجاد ارتباط ما بين نامه هاي اداري پيرو، بازگشتي و عطفي
امكان الصاق انواع ضمائم و پيوست ها شامل متن، عكس، فيلم و صدا به نامه مورد نظر

امكان ثبت مشخصات نامه صادره شامل تاريخ ، موضوع ، شرح ، اطلاعات شخص حقيقي يا حقوقي گيرنده
امكان ثبت اطلاعات مربوط به ارجاع نامه صادره
امكان تايپ و ويرايش نامه ها در داخل برنامه
امكان تعريف و ذخيره موضوع و كليد واژه به منظور عدم تايپ مجدد
امكان تهيه پيش نويس نامه
امكان تشكيل فهرست مخاطبان براي نامه هايي با موضوعات و متون يكسان و ارسال گروهي نامه ها
امكان تاييد نامه صادره از طرف مقامات مربوط
امكان ثبت نامه هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
امكان شماره گذاري نامه صادره مطابق ساختار شماره گذاري مورد نظر سازمان
اختصاص شماره انديكاتوري به همراه تاريخ ثبت به نامه صادره
امكان صدور نامه به اشخاص حقيقي و حقوقي با حفظ سابقه
امكان ارسال نامه از طريق فكس توسط سيستم
امکان تعیین اقدامی یا اطلاعی بودن ارجاع نامه ، تعیین ضمائم ارجاع و استفاده از قلم نوری برای نوشتن شرح ارجاع
امكانات مكاتبات داخلي:
امكان ايجاد پيگيري و كنترل مكاتبات داخلي بين واحدها
امكان شماره گذاري نامه هاي داخلي مطابق ساختار شماره گذاري سازمان
امكان ثبت نام و سمت فرستنده و گيرنده
امكان تعيين تعداد و انواع ضمائم داخلي
امكان تعيين نامه هاي مرتبط اعم از پيرو، بازگشت و عطف
گردش مكاتبات و كارهاي اداري:
امكان توزيع نامه هاي وارده به كارتابل مسئولان، ارجاع نامه هاي وارده و كارهاي مرتبط از طريق كارتابل
امكان تعيين نامه هاي مرتبط اعم از صادره، وارده، داخلي و تعيين نوع اقدام و اولويت زماني انجام كار
امكان پاسخ گويي به كارهاي ارجاع شده
امكان ارجاع نامه به صورت قلم نوري
امكان استفاده از امضاء ديجيتال
امكان استفاده ار قلم نوري در پاراف و ارجاع نامه
كنترل پيگيري و مشاهده گردش ارجاعات شامل فهرست ارجاع دهندگان و اقدام كنندگان به صورت ليست
امكان ثبت نامه هاي بدون شماره مانند درخواستهاي شخصي يا نامه هاي ارباب رجوع و دسترسي سريع به اين نامه ها در آينده با توجه به كد رهگيري

امكان پيگيري نامه وارده و روند حركت يك نامه در تمام واحدهاي سازمان
تعيين مهلت اقدام پاسخ براي هر نامه وارده و داخلي
پيگيري مراحل مختلف كارو دستيابي به علت تاخير در انجام كارها، رديابي وضعيت فعلي نامه و نتايج اقدامات انجام شده روي نامه
امكان پيگيري وضعيت نامه از طريق جستجو در شماره، تاريخ و موضوع، بدون اعمال محدوديت دسترسي كاربر به نامه
امكان جستجو و پيگيري ارجاع نامه از طريق جستجو در شماره، تاريخ، موضوع، فرستنده، گيرنده و… (كليه اقلام اطلاعاتی نامه و ارجاع)

امكان ايجاد و انجام امور به بايگاني سازمان توسط سيستم
امكان بايگاني نمودن مكاتبات تحت شماره هاي دلخواه
امكان ايجاد طبقه بندي موضوعي مانند موضوع اصلي و زير موضوع بدون محدودیت سطح (جهت پرونده هاي بايگاني)
امكان به گردش انداختن نامه بايگاني شده
امكان ايجاد كپي هاي متعدد از يك نامه و بايگاني آنها در پرونده هاي مختلف

امكان ارجاع مكاتبات به واحدهاي مختلف با توجه به شبكه بودن سيستم
امكان ثبت و ارسال پيغام (از طريق متن، صوت و تصوير) و نمايش پيغامهاي موجود و دريافت شده
امكان ارسال پيامهاي اطلاعاتي در سطح واحدها و كاربران
امكان استفاده همزمان چند ايستگاه (كاربر) و تغيير همزمان اطلاعات
امكانات جستجو و بررسي:
امكان جستجوي نامه ها به صورت پارامتريك بر اساس كليد فيلدهاي اطلاعاتي به صورت تك فيلد و يا تركيبي (And‌ كليه فيلدها )
امكان جستجو و دسترسي سريع به اطلاعات نامه هاي وارده و صادره، كليه مكاتبات در گردش و بايگاني شده
امكان جستجوي موضوع و شرح نامه ها اعم از نامه هاي ارسالي و دريافتي و دستيابي سريع به مشخصات نامه
امكان جستجوي سريع و آسان نام اشخاص در شرح نامه ها

جدول خطا های شناخته شده سیستم (شناسه خطا، شرح خطا و راه کار برخورد با خطا)
در اختیار قرار گرفتن عملیات کارتابل از دو طریق منوی راست کلیک و نوار ابزار
منوی راست کلیک و نوار ابزار پویا (با توجه به نوع کارتابل و مشخصات نامه جاری ، تنها عملیات مجاز آن در اختیار کاربر قرار میگیرد)
مدیریت حقوق مکاتبات (تعریف ارتباط مکاتباتی افراد ، پست ها و سمت های سازمان با یکدیگر)
نمایش مشخصات نامه (فیلد های اطلاعات اصلی نامه با توجه به نوع نامه) ، نامه های مرتبط ، متن دست نویس ، فهرست ارجاعات ، ضمائم ،
در کارتابل با حرکت روی هر رکورد نامه
امکانات چرخاندن تصویر ، چاپ ، پیش نمایش چاپ ، بزرگنمایی و کوچک نمایی تصویر ، برای نامه های وارده
امکان تایپ و امضاء نامه در محیط Microsoft Word 2007
تولید فایل word نامه های صادره بصورت خودکار
ابزار مدیریت جملات آماده (ثبت ، اصلاح و نمایش جملات از پیش آماده شده برای استفاده در نامه نگاری ها و شرح ارجاعات و پاسخ ها و … )
قابلیت انجام عملیات کارتابلی بر روی دسته ای از اطلاعات (بعنوان مثال ارجاع دسته ای نامه ها)

امكان تعريف جداول جهت ادغام پستي
امكان توليد نامه ها جهت گيرندگان مختلف و توليد نامه ها به تعداد گيرندگان
امكان پشتيباني از عمليات Mail Merging‌ در Word
امكان ارسال هر نامه به چند گيرنده به صورتيكه هر گيرنده فقط متن مربوط به خود را دريافت نمايد
امكان ارسال اتوماتيك نامه ها پس از امضاء (به صورت ارجاع داخلي جهت نامه هاي داخلي، ارسال فكس توسط سيستم جهت گيرندگان خارجي
و ارسال از طريق MPLS‌ جهت گيرندگان ساير دفاتري كه داراي خطوط MPLS فعال مي باشد)
امكان ارسال نامه جهت گيرندگان رونوشت به همراه ليست توليد شده توسط سيستم در مورد نامه هاي داراي چند گيرنده
امكان نمايش امضاء فرستنده نامه در Word و تعيين مكان امضاء تا قبل از ثبت نهايي نامه

نامه با سربرگ سازمان يا امضاء ديجيتالي (بايگاني سوابق)
نامه بدون سربرگ و بدون امضاء ديجيتالي (جهت ارسال پستي روي سر برگ)

امكان مشاهده وضعيت ارسال نامه از طريق فكس، MPLS و نامه هاي آماده پست
امكان مشاهده آخرين وضعيت نامه جهت ارسال به فكس (انجام فكس، شماره فكس خراب، اشكال در خطوط و…)
امكان ارسال نامه جهت فكس دستي (خارج از روند فكس اتوماتيك )
امكان ارسال پيام يا اعلانات به ساير دفاتر و ارسال از طريق MPLS
امكان ارسال متن پيام با قلم نوري به ساير دفاتر و ارسال از طريق MPLS
امكان ارسال پيام با انواع ضمائم (تصوير، صوت و… ) و ارسال از طريق MPLS
امكان معرفي جانشين در سيستم و تعويض بعضي اختيارات به همراه كنترل دسترسي جانشين
امكان معرفي يك يا چند پيگيري كننده در سيستم جهت بررسي نامه هاي اقدامي و ارسال نامه ها (مسئولين دفاتر و معاونين)
امكان فيلترينگ برروي ليست مشاهده شده در كارتابل
امكان تنظيم ستونهاي كارتابل به صورت شخصي جهت هر نوع كارتابل و ثبت تنظيمات كاربر
امكان مشاهده تعداد نامه ها و وضعيت هر نامه با آيكونهاي مشخص جهت هر نوع نامه
امكان بايگاني نامه ها بصورت پله اي تا چند سطح (بصورت نامحدود)
سیستم فکس سرور
ثبت تنظیمات جهت سرورهای فکس به صورت داینامیک در سیستم
مانیتورینگ فکس های دریافتی به تفکیک سرورها و روز
مانیتورینگ فکس های ارسالی به تفکیک سرورها و روز
مشاهده علت بروز خطا در فکس
امکان تعویض شماره فکس و راه اندازی مجدد فرایند فکس
امکان مشاهده متن فکس های دریافتی و ارسالی
امکان ریموت به هر سرور و مشاهده فکس کنسول هر سرور به تفکیک در یک بخش
امکان جستجو در فکس های ارسالی و دریافتی بر اساس زمان
امکان فکس مستقیم یک نامه یا سند
امکان حذف نامه موجود در صف ارسال
امنیت و حدود دسترسی کاربر
سریع بودن فرآیند ارسال و دریافت فکس

اعلام ورود نامه يا پيام جديد به افراد
امكان راه اندازي در ابتداي ويندوز
امكان ثبت و رجيستري كردن كاربران
امكان زمانبندي پيام براي كاربران توسط مدیر سیستم
نمايش تعداد به صورت كلي و به تفكيك هر پست
سيستم Scanner
هندل اسكن نامه جهت 2نوع اسكنر فيدر و معمولي به صورت كامل
شامل كليه امكانات لازم به همان صورت كه در نرم افزار هاي اسكنر جاري موجود است
ثبت اطلاعات اسكن شده به صورت سرويس خودكار در بانك
امكان اسكن چند نامه با يك نوع و ثبت همزمان تمامي انها
انواع کارتابل ها (ساختار درختی انواع کارتابل جهت دسته بندی مفهومی و عملیاتی نامه ها ) :
مکاتبات
دبیرخانه
بایگانی (ساختار توسط کاربر و بصورت درختی ساخته می شود )
پیام
جستجو (جستجو های ذخیره شده توسط کاربر بصورت لیستی)

لطفا اطلاعات خود را وارد نمایید.
لطفا اطلاعات خود را وارد نمایید.
close